Crée un lien fort dès le premier jour
L'onboarding est une étape cruciale dans l'intégration d'un nouvel employé. Si on a tendance à le négliger lorsque fait à distance, la vérité c’est que c’est là qu’il est encore plus important. Dans un contexte où le travail à distance est de plus en plus pratiqué, il est essentiel de s'assurer que les nouveaux salariés se sentent connectés et soutenus dès le premier jour. Cet article explore les meilleures pratiques pour réussir un onboarding à distance, créant ainsi un lien fort avec les nouveaux venus.
1)Préparer l'onboarding à distance
L'un des premiers pas pour un onboarding réussi est de clarifier les attentes mutuelles pendant une période déterminée qui peut correspondre aux 15, 30, 60, 90, 100 premiers jours ou à la période d’essai en fonction du statut de la recrue et de l’objectif du poste.
Ces objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Ambitieux et pertinents, Réalisables et inscrits dans le Temps) doivent permettre au salarié de mieux comprendre :
- la culture organisationnelle, modes de communication, management ;
- la mission, la vision et la stratégie organisationnelle ;
- la stratégie de son département (si son rôle n’est pas d’en construire une);
- la vision pour son poste et les attentes en termes de performance ;
- les objectifs prioritaires ;
- les interlocuteurs privilégiés et parties prenantes interne et externe ;
- les politiques, procédures, outils de travail…
Il a aussi pour objectif de créer un espace afin qu’il puisse :
- observer, écouter, s’interroger et interroger ;
- créer du lien avec les uns et les autres et l’organisation ;
- s’acclimater ;
- prendre de la hauteur et s’approprier son poste ;
- proposer des axes d’amélioration ou d’optimisation ;
- décider s’il veut rester ou s’en aller.
Par conséquent, l’organisation se doit de s’assurer qu’il dispose de tout ce qui facilitera ce processus. Il faut donc faire attention au :
- matériel de travail en fonction de son poste : Kit complet de politiques, procédures et outils numériques et physiques de travail de son département, équipement de protection, espace de travail numérique ou physique
- outils de communication en fonction du poste : Il est crucial de choisir des outils de communication efficaces adaptés à l’organisation et aux différents interlocuteurs. Si la personne pour qui tu apprêtes l’intégration ne peut utiliser les outils avec lesquels tu es habitué, réadapte-toi afin que ton message puisse être reçu et ensuite intègre cet apprentissage dans leur intégration pour la suite de la collaboration pour centraliser.
- outils de gestion choisi : Il peuvent t’aider à distribuer les responsabilités, s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et suivre les progrès des nouvelles recrues. Tu peux par exemple construire un planning de briefing et un schéma d’intégration numériques permettant à tous de savoir qui fait quoi, quand, où, avec qui ? Est-ce que c’est fait ? Comment ça a été ?
- Kit de bienvenue numérique : il peut inclure des documents importants comme le document de bienvenue en lui-même ou une vidéo à la place, Kit RH version employé (règlement intérieur, accord d’entreprise s’il y en a un, code de conduite, code de valeurs, code du travail, convention collective s’il y en a une, politiques qui font partie du contrat de travail, divers formulaires, assurance, médecine du travail, organigramme, schéma de communication…), des vidéos de présentation de l’organisation et du département, des ressources utiles pour le nouvel employé. Ce Kit aide à fournir toutes les informations nécessaires avant même le premier jour.
1)Accueillir et intégrer le salarié
Pour le premier jour, accueillir le nouvel arrivé comme si on était au bureau en organisation une session de briefing RH où justement on va lui présenter et expliquer tous les outils dans son Kit, l’aider à naviguer cet espace aisément à l’avenir. C’est normalement à la fin de cette session que le salarié doit être invité à signer son contrat, car on est sûr qu’il comprend mieux sur quoi il s’engage. Pas grave toutefois de signer avant, s’il y a une période d’essai incluse.
Une fois le contrat signé, à la place du traditionnel tour de bureau, on peut avoir une réunion d'accueil virtuelle. C’est une excellente manière de présenter l'entreprise et de faire connaissance avec l'équipe autrement qu’à travers l’organigramme. Cela permet de briser la glace et de créer un premier contact positif.
Assigner et présenter un mentor au nouvel arrivé peut aussi grandement faciliter l'intégration. Ce mentor peut répondre aux questions, fournir des conseils, et aider le nouvel employé à naviguer dans sa nouvelle position. Ensuite, on le passe à son manager pour la suite des briefings et on s’assure que le planning partagé en amont est suivi.
Après les briefings des premiers jours, un plan d'intégration détaillé pour les premières semaines peut inclure les interactions avec les autres, l’écoute, l’intérêt, des formations en ligne, des sessions Q&A régulières pour accompagner les progrès, des réunions avec différentes équipes, et des tâches spécifiques pour aider l'employé à s'adapter rapidement.
Le ou les premiers mois doit/doivent être structuré/s pour inclure la manière dont le salarié se familiarise avec ses collègues, sa hiérarchie, ses collaborateurs et l’organisation. Sont aussi essentiels, l’observation, le questionnement et l’analyse des modes de fonctionnement et des outils organisationnels, des points réguliers de feedback réciproques pour maintenir la communication et le sentiment de sécurité, des suggestions d’amélioration et la finalisation du plan d’action individuel d’embauche.
Tu peux ici gamifier ton onboarding en offrant par exemple des récompenses pour des tâches complétées afin de rendre le processus plus amusant et motivant. Cela peut être des badges avec des personnages ou des valeurs, des moments d’échanges privilégiés avec X ou Y personnalités, un après-midi off, un ticket restau… Tout ce à quoi tu peux penser.
3)Créer un sentiment d'appartenance
L’objectif premier de l’onboarding est de créer un fort sentiment d’appartenance qui va inscrire le salarié sur le long terme et l’engager de manière personnelle vis-à-vis de l’organisation et des autres membres.
Les activités et espaces de team building virtuelles, comme des jeux en ligne, des quiz, des pauses café virtuelles ou des groupes de brainstorming virtuel, peuvent aider à créer des liens entre les employés. Ceci doit être fait de manière naturelle, pas forcée ou superficielle. Ça doit venir d’une véritable volonté d’Être et de Vivre ensemble
Des espaces virtuels de discussion informels sur des sujets non liés au travail peuvent également aider à renforcer le sentiment d'appartenance et à améliorer la cohésion de l'équipe. Encourager l’interaction, le jeu, les moments de détente pour créer et renforcer les liens.
Et pour renforcer le sentiment d’appartenance, il est important de prendre en compte les feedbacks pertinents des nouveaux employés afin d’améliorer ce qui doit l’être et optimiser ce qui fonctionne bien. Essentiel encore, leur faire un feedback sur la manière dont leur feedback a été intégré et pourquoi ? Cela leur donne le sentiment que tu ne le fais pas juste pour faire et qu’ils sont réellement partie prenante de la progression organisationnelle. Leur voix compte.
Conclusion
Un onboarding à distance réussi repose sur une préparation minutieuse, un accueil et une intégration efficace pour développer un sentiment d’appartenance profond à long terme. Ici, il faut donc des objectifs clairs, une communication et un soutien efficaces et réguliers. Ceci permet aux nouveaux employés de se sentir accueillis, soutenus et connectés dès le premier jour, même s'ils ne sont pas physiquement présents au bureau. Un onboarding réussi permet d’éliminer ou du moins réduire le sentiment d'isolement, l’absence de repères, les problèmes de communication, et la difficulté à comprendre la culture d'entreprise.
Des enquêtes de satisfaction, des feedbacks réguliers, et une analyse de la rapidité avec laquelle les nouveaux employés adoptent le « nous » et atteignent leurs objectifs peuvent t’aider à analyser l’efficacité et la pertinence de ton système d’onboarding.
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